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   2020-07-21 11:33  最新动态
(1)确定合适的时间。
当需要打电话时,首先应确定此刻打电话给对方是否合适,也就是说,要考虑此刻对方是否方便听电话。应该选择对方方便的时间打电话,尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。一般来说,有以下几点应该注意:
            避开对方的吃饭和休息时间。总的来说,早晨8点以前、晚上10点以后,给对方家里打电话是不合适的,除非有紧急的事。当然,当对方有可能非常忙碌的时候打电话去,也是不合适的。比如,在对方准备出门上班前几分钟打电话,可能会使对方退到。而且工作上的事情,也尽量不要打电话到别人的家里。
            如果是打电话到工作单位,最好不要在星期一一大早打过去,因为,经过一个周末,对方要处理的公务也许会很多。当然,在对方快要下班的前几分钟打电话,也是不太适合的,因为快要下班了,大家也许有些事情要处理,处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间,也许对方会不快。一般情况下,也不要为私人的事情打电话到对方的单位,除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位,最好问一声:“你现在方便听电话吗?”而且,即使得到对方的肯定回答,也尽量要简短,因为占用对方的工作时间,可能会影响对方工作单位正常的业务往来。
(2)开头很重要。
            无论是正式的电话业务,还是一般交往中的不太正式的通话,自报家门都是必需的,这是对对方的尊重,即使是你熟悉的人,也应该主动报出自己的姓名,因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。另外,自报家门还包含着另外一层礼仪内涵,那就是,直接将你的身份告诉对方,那么,对方就有是否与你通话的选择权,或者说,有拒绝受话的自由。而且在打电话之前,确定打内线或打外线是很重要的。具体的做法是:打外线不认识对方时,应该作详细的自我介绍,如:“你好,我是××,X×公司销售部经理的秘书。”若你认识对方,而且,你也有个好记性,对方一接听电话时就马上能确定听话人是谁,那么不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼,这样,会使对方感到被重视的荣幸,可以这么说
:“王经理,您好,我是xx,×x×公司销售部经理的秘书。”
打内线可以有几种方式,如
:“我是xx,王经理的秘书”;“我是销售部的xx”;“王先生,你好,我是××,…”
(3)通话尽量简单扼要。
            在做完自我介绍以后,应该简明扼要地说明通话的目的,尽快结東交谈。因为,随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。在业务通话中,“一个电话最长3分钟”是通行的原则,超过3分钟应改换其他的交流方式。如果估计这次谈话要涉及的问题较多、时间较长,那么,应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈,就应该有礼貌地请对方约定下次的通话时间。明明需要占用一刻钟的时间,却偏偏说:“可以占用你几分钟时间吗?”这就很不合适了,应该说:“王先生,此次我想和您谈谈分配方案的事宜,时间大约需要一刻钟,您现在方便吗?”
(4)你要找的人不在时的处理。
            如果你要找的人恰巧不在,你可以有几种应对方式:
①在事情不是很紧急,而且自己还有其他的联系方式的情况下,可以直接用“对不起,打扰了,再见”的话结東通话。
②请教对方联系的时间或其他可能联系的方式。通常在比较紧急的情况下采用,具体的做法是:“请问我什么时候再打来比较合适?”或:“我有紧急的事情,要找王经理,不知道有没有其他的联系方式?”不管对方是否为你提供了其他的联系方式,都应该礼貌地说:“再见”。
③请求留言。若要找的人不在,或恰巧不能听电话,最好是用礼貌的方式请求对方转告。留言时,要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后,千万不要忘记问:“对不起,请问您怎么称呼?”对方告知后要用笔记录下来,以备查找。
(5)适时结東通话。
 
 
  
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