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应注意的问题
(1)铃声不过三
            在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声接听,是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边,或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并作出适当的解释,如“很抱歉,让您久等了”等。如果是在家里接听电话,尽管没有必要像在单位里那样及时,但尽快去接听是对对方的尊重,也是一个人的基本礼貌。如果铃响5声以上オ去接听,也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要作出郑重其事的道歉,但向对方解释一下延误的原因也是必要的。
(2)规范的问候语。
            在工作场合,接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。比如:“您好,X公司”或“xx大学音乐系,您好”。“您好,销售部办公室,我是×x。”自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。在家里接电话可以有很多选择,规范一点的可以用:“喂,你好!”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同,在家里,关键是要让对方感到亲切友好,而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的,过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。
(3)要找的人不在或不能接听电话时的处理。
            这里特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。
(4)学会记录并引用对方的名字。
            在办公室工作的人员,应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是老客户,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王经理。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。理不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边,或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并作出适当的解释,如“很抱歉,让您久等了”等。如果是在家里接听电话,尽管没有必要像在单位里那样及时,但尽快去接听是对对方的尊重,也是一个人的基本礼貌。如果铃响5声以上オ去接听,也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要作出郑重其事的道歉,但向对方解释一下延误的原因也是必要的。
(2)规范的问候语。
            在工作场合,接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。比如:“您好,X公司”或“xx大学音乐系,您好”。“您好,销售部办公室,我是×x。”自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。在家里接电话可以有很多选择,规范一点的可以用:“喂,你好!”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同,在家里,关键是要让对方感到亲切友好,而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的,过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。
(3)要找的人不在或不能接听电话时的处理。
            这里特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。
(4)学会记录并引用对方的名字。
            在办公室工作的人员,应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是老客户,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王经理。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。
(5)接到错误的电话也应该礼貌应对。
            接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自已没有关系,有时,对方也恰恰是与自已有重要关系的人。因此,接听电话时,最好每一个电话都讲究礼貌,保持良好的接听态度。
(6)应在对方挂电话后再挂电话。
当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。
 
 

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