什么样的外呼系统适合您的企业

成功的电话外呼是改善客户关系和发展业务的有效方法。在本文中，我们将介绍您需要了解的有关管理有效的外呼系统团队的所有信息。

什么是呼入呼叫与电话外呼系统？

入站呼叫由客户或潜在客户发起。电话外呼系统由呼叫中心座席发起。

呼入呼叫中心与外呼系统

呼入呼叫中心处理对企业或组织的来电。这些往往来自遇到产品或服务问题的现有客户，或想要下订单的个人。外呼系统座席向现有和潜在客户拨打电话。
呼入与外呼系统服务
入站服务包括：

• 电话接听
• 订单处理
• 调度服务
• 帮助台服务

销售团队为各种交互拨打电话，包括：

• 电话销售活动
• 电话营销销售服务
• 市场调查
• 非营利或慈善筹款
• 预约设置
• 调查外展
• 客户通知
• 售后跟进

什么是外呼？

通常，电话外呼被归类为“电话外呼”，因为这是销售团队拨打电话的最常见原因之一。

当座席联系以前未对公司产品或服务表示兴趣的潜在客户列表时，就会发生外呼叫。它之所以得名，是因为联系人不期待呼叫。他们不会“热身”接到来电者或他们所座席的企业或公司的电话。

进行这种类型的通话是为了让潜在客户参与有针对性的对话，以产生对产品或服务的兴趣、完成销售或实现其他业务目标。如果做得好，这是企业一对一吸引潜在客户的一种经济高效的方式，并鼓励他们进入买家旅程的下一阶段。

外呼叫示例

企业可能会使用外呼叫脚本来联系潜在客户，了解他们提供的新产品或服务。这里的目的是扩大其客户群并促进销售。

如何处理电话外呼

在处理电话外呼时，这完全取决于首先进行呼叫的原因。如果您是销售团队的一员，正在就新产品或服务致电潜在客户，那么您需要采取与电话目的是为慈善机构筹款不同的方法。
请记住，联系人没有拨打电话，他们也不期望接到电话。这意味着座席需要遵循一些最佳实践，以确保他们的呼叫有效地针对潜在客户并取得成果。

如何使电话外呼有效？

使用呼叫流了解客户体验

呼叫流充当座席通往客户体验的路线图。它概述了他们需要遵循的方向。更重要的是，它详细说明了要问的问题，要采取的行动以及是否需要将呼叫传递给其他人。使用呼叫流可以通过确保积极的客户体验来节省企业的时间和资源。

有效的呼叫流程很简单，可为每种呼叫提供清晰的解决方案和答案。它为座席提供了实现成果并将潜在客户转变为满意客户所需的工具和信息。此外，呼叫流程消除了猜测，因此座席可以有效地解决问题并解决痛点，而无需咨询经理或团队领导来处理培训中没有出现的电话场景。

使用外呼销售呼叫脚本

大多数潜在客户更喜欢无脚本的通话，因为它们是自然的，让人们感到作为人类更有价值。但是，拨打电话外呼可能会给座席带来压力，并且当座席没有做好充分准备或在压力下做出糟糕的判断呼叫时，就会变得无效。
脚本对于指导座席、提高其置信度并使其保持在正确的轨道上非常有用。但是，它们也可能是呼叫策略无法转化为销售的原因。调用脚本必须灵活，以便座席可以在挣扎时依靠它们，而不会以听起来不自然的方式遵循它们。

电话外呼系统服务的好处

电话外呼有很多好处，从潜在客户生成到提高客户满意度。

潜在客户生成和资格认证

当呼叫座席有效地与潜在客户联系时，他们正在主动实时参与，并有效地弥合联系人的问题区域与解决方案之间的差距。电话外呼可产生更强大、更真实的潜在客户，并有助于通过实时、直接的通信来确认他们的资格。

提高客户满意度和保留率

在当今的数字世界中，有意义的对话中的人为元素可能会在通过社交媒体、短信、电子邮件和聊天机器人发生的互动中丢失。与现实生活中的座席交谈可以通过拟人化品牌来增强客户体验。电话外呼在满足客户需求方面也表现出主动性和响应能力。满意的客户更有可能成为回头客。

比传统销售团队更具成本效益

与雇用呼叫中心销售团队相关的成本远低于雇用需要从一个客户到另一个客户的移动销售人员。电话外呼使企业能够跨越地理边界，从而在全球范围内促进其业务发展。更重要的是，通话之间的停机时间更少，每日覆盖面也随之增加。

改进电话外呼策略的提示

1. 概述您的目标和关键绩效指标

每个有效的战略都需要有明确定义的目标和明确概述的指标，以跟踪实现这些目标的进度。
考虑一下电话外呼的原因。电话的目的是与潜在客户预约吗？是销售产品或服务吗？或者，也许您想鼓励潜在客户采取进一步行动？

使用 KPI 跟踪进度和绩效

目标和关键绩效指标 （KPI） 应随着业务的增长和发展而持续跟踪和更新。明确定义的目标和已建立的 KPI 将使您能够衡量策略的电话外呼成功，并告知您未来可以进行的任何改进。
重要的关键绩效指标包括：

• 平均处理时间
• 相对于呼叫次数的呼叫长度;平均处理时间长可能表明关闭技巧差或潜在客户理解不足
• 转化率
• 销售数量与电话外呼系统总数
• 首次呼叫关闭率
• 第一次呼叫后发生的关闭次数（相对于发出的呼叫数）
• 入住率
• 销售座席打电话与不打电话的时间

2. 起草有价值的电话清单

重要的是要概述由合格潜在客户组成的列表，以确保外呼座席更有可能成功将潜在客户转变为付费客户。

研究潜在客户是任何电话外呼策略的重要组成部分。当座席商了解产品需求、潜在客户的位置、行业等时，他们将掌握更多信息，这些信息可用于通知电话并引导潜在客户进行销售。

适当的工具（如客户关系管理解决方案）可以帮助座席跟踪潜在客户并针对他们的呼叫工作，并对潜在客户进行排名。更重要的是，CRM软件跟踪和集中客户数据，当与外呼系统平台集成时，可以简化团队和部门之间的主动沟通。

3. 吸引潜在客户

座席给潜在客户打的第一个电话是他们与您的业务未来的决定性时刻 - 也就是说，如果他们有一个。座席需要接受令人满意的培训，了解拨打冷电话、热电话、调查电话等的最佳沟通实践。
在让潜在客户获得有价值的信息与在他们不想被打扰时打扰他们之间有一条微妙的界限。为了有效地吸引潜在客户，座席应遵循以下常规电话外呼步骤：

1. 激起他们的兴趣：通过使用他们的名字，使用有关他们的信息对您有利，并保持关于他们的对话，给人留下良好的第一印象。
2. 让他们感到被重视：做功课，通过提及您对他们的业务或目标的了解，向他们展示他们不仅仅是您通话清单上的另一个名字。
3. 不要浪费他们的时间：直截了当，向他们表明你珍惜他们的时间。
4. 设置后续约会：在高处结束通话，为继续与该客户的旅程铺平道路。

4. 实施外呼管理软件

选择正确的电话外呼系统管理系统将确保您在正确的时间与潜在客户联系。最好的软件将提供同时管理多个广告系列的工具。它们将包括智能路由和拨号解决方案、转接和自动呼叫分配器工具以及 CRM 集成。

运营呼叫中心或外包呼叫中心运营的企业可以使用强大且可扩展的呼叫管理软件优化座席性能。这些解决方案使座席能够使用个性化数据主动与潜在客户和客户互动，从而提高座席效率和生产力。

如何选择合适的外呼系统软件

市场上有很多外呼系统解决方案，那么您如何知道哪一种适合您的业务呢？
您选择的解决方案应通过简化运营并为团队提供成功所需的工具来提高座席的生产力和效率。它应该是可扩展的，并且能够与对您的业务活动至关重要的其他平台集成。我们概述了一些对优秀的呼叫中心软件至关重要的关键功能。

主要特点

• 集成客户关系管理：此功能使座席能够整合重要的客户数据，并快速访问有效沟通所需的所有信息。通过访问以前的语音邮件、通话录音和以前的交互，座席可以 360 度全方位了解潜在客户或客户到目前为止的旅程。
• 自动拨号：如果您的企业每天拨打大量电话，这些工具可以简化任务。可以根据业务需求使用渐进式、预览式和预测式拨号器。
• 报告和分析：实时了解座席绩效，更好地了解客户的体验。此功能可以为培训课程提供信息，提高性能质量，并帮助您做出更好的数据驱动型决策。
• 通话录音和监控：此功能允许经理跟踪座席绩效并在实时呼叫（呼叫插入）期间提出建议，以确保满足客户的需求。

哪种类型的外呼系统最适合我的联络中心？
自动拨号器可自动执行外呼拨号过程，从而提高座席效率并使其能够控制呼叫流和路由。这意味着座席可以花更多的时间与联系人交谈，而拨打号码的时间更少。拨号器功能可能会有所不同，因此在为您的企业选择合适的呼叫中心目标时，考虑您的呼叫中心目标非常重要。不同的类型包括：

• 预览：向座席显示有关呼叫的信息，以便他们可以预览信息，然后在指定时间后自动拨打电话号码。
• 进步：逐个拨打电话号码。未响铃或未接听的呼叫将立即断开连接。
• 预测：最高效的拨号自动化工具。它一次拨打多个电话，并在座席空闲时立即连接呼叫者。
• 批量拨号：一次进行大量呼叫，几乎没有控制。

手动拨号器也是有时间单独拨打联系电话的企业的一种选择。刚刚起步的企业可能没有足够的数据来需要自动拨号器。同样，很少拨打外呼电话的大型企业可能会发现根据需要手动拨号更容易。无论您选择哪种拨号器，都应基于您的业务规模。
选择合适的拨号器取决于您的业务目标。许多最先进的联络中心解决方案具有不止一种拨号器，让您可以自由选择最适合您需求的拨号器。

通过UCC的呼出联络中心为您的座席提供支持
像UCC提供的呼出联络中心软件可以改善您的企业与客户接触的方式。它为用户提供外呼活动管理工具，以简化呼叫并提高座席工作效率。UCC的外呼解决方案具有用于各种活动的拨号器，灵活的脚本以及实时和历史报告，可提供您将外展提升到新水平所需的一切。